Seloste RUK 120-perinneyhdistys ry:n pitämistä henkilörekistereistä ja niiden käytöstä

Yhdistys pitää rekisteriä kaikista Reserviupseerikoulun 120 kurssin käyneistä (perusrekisteri) sekä tämän rekisterin osana yhdistyksen jäsenrekisteriä. Perusrekisterin käyttötarkoitus on mahdollistaa yhdistyksen toimintaa koskeva kohdennettu viestintä jäseniin ja muihin kurssin käyneisiin päin. Jäsenrekisteriin on kerätty jäsenhakemuslomakkeista henkilön yksilöivät tiedot (sukunimet, etunimet, syntymäaika), hänen yhteystietonsa (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), jäseneksi hyväksymisen päivämäärä sekä yksikkö RUK:ssa. Muista kurssin käyneistä on perusrekisteriin tallennettu vastaavia tietoja sikäli kun asianomaiset ovat ne itse ilmoittaneet tai ne ovat muuta kautta tulleet yhdistyksen tietoon. Perusrekisterin tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kenellekään ja vain poikkeustapauksessa jäsenille (yhdistyksen hallituksen jäseniä lukuun ottamatta).

Edellä esitetyn lisäksi yhdistyksellä on vähäisiä rekistereiksi katsottavia luetteloita yhdistyksen kokouksiin ja yhdistyksen järjestämiin retkiin osallistuvista. Nämä joko tulevat kokouspöytäkirjan liitteeksi tai niiden perusteella pidetään yhteyttä retkille osallistuviin. Nämä rekisterit sisältävät vain tarvittavassa määrin samoja tietoja kuin jäsenrekisteri. Luettelo retkelle osallistuvista luovutetaan tarvittaessa ao. matkatoimistolle. Yhdistys ei säilytä sitä retken tultua suoritetuksi.

Perusrekisteriä säilyttää (tietokoneesta irtikytketyssä lisämuistissa) yhdistyksen sihteeri ja sen kopiota (muistitikulla) yksi yhdistyksen hallituksen jäsen. Pöytäkirjoja säilyttää paperi- ja pdf-muodossa yhdistyksen sihteeri.

Tarkempia tietoja edellä esitetyistä henkilörekistereistä saa yhdistyksen sihteeriltä käyttäen tällä sivustolla olevaa yhteydenottolomaketta.